Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами по защищенным каналам связи. Электронные документы обладают юридической силой и приравниваются к оригиналам, согласно российскому законодательству.
Электронный документ — это оригинал документа, представленный в электронной форме и заверенный электронной подписью. Юридическую силу такой документ имеет именно в электронном виде, поэтому распечатывать его не нужно.
При ЭДО в электронном виде создаются именно оригиналы, а не электронные копии бумажных документов. Чтобы электронный документ обладал юридической силой, он должен соответствовать определенным требованиям.
Электронная подпись (ЭП) — это эквивалент привычной подписи от руки, который подтверждает авторство электронного документа и обладает полной юридической силой.
Существует несколько видов электронной подписи. Например, счет-фактуры должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.
Законодательные акты, которые регулируют сферу ЭДО:
№ 63-ФЗ «Об электронной подписи»,
№ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,
ГОСТ Р 7.0.97-2025 содержит стандарт по оформлению документов,
Какими документами можно обмениваться
При ЭДО вы можете обмениваться любыми первичными бухгалтерскими документами: договорами, счетами, счет-фактурами, актами выполненных работ и т.д.
Электронный документооборот подходит любым организациям на территории РФ, от ИП до крупных корпораций. При ЭДО проще обмениваться документами и рассчитываться с контрагентами. Плюс, вы сэкономите на канцелярских и почтовых расходах и содержании архива.
Как перейти на ЭДО
Чтобы начать обмениваться электронными документами, нужно:
1. Сообщить контрагентам, что вы переходите на электронный документооборот, и согласовать порядок такого обмена.
2. Купить сертификат электронной подписи.
Электронную подпись (как правило, усиленную квалифицированную) покупают в специальном удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. На сайте Министерства легко найти ближайший центр в вашем городе.
Каждому сотруднику, который подписывает документы от лица компании, нужно создать свою электронную подпись. Она действует как личная печать: закреплена за конкретным сотрудником, и ее нельзя передавать коллегам.
3. Выбрать, как обмениваться документами: через оператора ЭДО или без него.
Отправлять и принимать электронные документы можно просто по электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы могут оказаться в руках мошенников. Поэтому налоговые декларации, счета-фактуры и некоторые другие документы можно отправлять только через специальные сервисы. Эти сервисы называются операторами электронного документооборота (ОЭД).
ОЭД напоминает электронную почту, но использует защищенные каналы связи и шифрование. Он гарантирует клиентам безопасную передачу документов с соблюдением законодательства РФ.
Чтобы начать работать с ОЭД, выберите подходящего оператора — сервис, в котором будете обмениваться электронными документами с другими компаниями. Список надежных операторов ЭДО выложен на сайте Федеральной налоговой службы. Затем зарегистрируйтесь в системе, загрузите сертификат электронной подписи и оплатите тариф по счету. Остальные организационные вопросы берут на себя специалисты оператора.
Популярные операторы электронного документооборота
Контур.Диадок → Руководство пользователя по работе с сервисом
Как работать с электронными документами от ООО «КОМФОРТ БУКИНГ»
Так как ООО «КОМФОРТ БУКИНГ» работает по системе ЭДО, мы отправляем нашим партнерам бухгалтерские документы в PDF-формате. Вместо обычной подписи такие документы заверены электронной подписью в соответствии со стандартом ГОСТ Р 34.10-2012.
Чтобы удостовериться, что документ подлинный, проверьте электронную подпись в программе «КриптоПро CSP». Это просто и бесплатно.
Чтобы перейти на электронный документооборот с ООО «КОМФОРТ БУКИНГ», отправьте нам приглашение в личном кабинете вашего оператора ЭДО.
Если вы хотите перейти на ЭДО, но не знаете, с чего начать, пишите нам на [email protected]. Мы поможем.
Алгоритм проверки подлинности ЭП
Программа «КриптоПро CSP» позволяет быстро и безопасно проверять подлинность электронной подписи в стандартных офисных приложениях.
Установите следующие программы:
- Adobe Acrobat Reader,
- криптопровайдер КриптоПро CSP,
- модуль КриптоПро PDF.
Еще нужно скачать на компьютер следующие корневые сертификаты:
Чтобы установить сертификат, нужно:
- открыть папку, в которую вы его сохранили, кликнуть по сертификату правой кнопкой и выбрать «Установить сертификат»,
- в блоке «Расположение хранилища» выбрать «Текущий пользователь» и нажать «Далее»,
- выбрать пункт «Поместить все сертификаты в следующее хранилище», нажать кнопку «Обзор» и выбрать папку «Доверенные корневые центры и сертификаты» нажать «Далее»,
- в окне «Завершение мастера импорта сертификатов» нажать «Готово», выбрать «Ок»,
- если появится окно «Предупреждение системы безопасности» → нажать «Да».
После установки всех необходимых программ и сертификатов откройте PDF-файл от ООО «КОМФОРТ БУКИНГ» в Adobe Acrobat Reader. Программа автоматически проверит документ и покажет сообщение о том, что подпись действительна, а сертификат является достоверным.
Если программа сообщает, что подпись недействительна или сертификат ненадежный, значит какой-то компонент для проверки не установлен.
По всем вопросам, связанным с электронным документооборотом с ООО «КОМФОРТ БУКИНГ», пишите на [email protected].